司法書士が不動産の記載を含む文書を職務上作成するときは、登記事項証明書や電子閲覧データで、できる限り新しい内容を確認しようとすることが通常です。誰かが登記事項を書き写した書類を参照して書類作成したり、固定資産税評価証明書等の税務関係書類から物件の情報を拾うことは、極力避けようとします。また、もしも急いでそうする必要があったとしても、あとで登記事項と照合します。

未登記不動産を除いて、司法書士にとって「不動産を特定した文書を作成する」とは「できるだけ新しい登記事項を確認して文書を作成する」ということを意味するように思います。ただ、他士業の感覚では、評価書等の物件の記載をそのまま書き写して文書を作成することに、さほど躊躇しない場合もあるようです。