登記のオンライン申請の場合、不動産登記令第１１条により登記事項証明書を電子的に提供するという取扱いがあります。オンライン申請の場合には原則として紙の登記事項証明書を物理的に添付できないため、電子的なデータを提供することでそれに替えるという方法をとるわけです。なお、例外的に特例方式により紙の登記事項証明書を送付又は持参する場合もあります。

具体的には、財団法人民事法務協会の登記情報提供サービスの「照会番号サービス」を利用します。このサービスにより発行される「照会番号」と「発行日付」を、オンライン申請の「その他事項」欄に入力して申請手続を行います。

この「照会番号」はいわば使い捨てのパスワードのようなものです。法人の登記事項証明書に記載される「会社法人等番号」とは全く別のものです。

法務省「不動産登記の電子申請について」
http://www.moj.go.jp/MINJI/minji72.html#05-14-3

財団法人民事法務協会「照会番号の請求方法」
http://www1.touki.or.jp/GOPE6.html

財団法人民事法務協会「国、地方公共団体等の公共機関が電子申請確認時に
利用する場合における、照会番号に係る登記情報の請求方法」
http://www1.touki.or.jp/GOPE5.html